내가 처음 전자우편(이하 ‘이메일’)을 사용한 것은 15년 전이다. 첫 번째 수신자는 나였다. 마땅히 보낼 사람이 없었다. 한동안 내가 보내고 받는 이메일을 썼다. 곧 인문대 전산실에서 보낸 ‘문명인 놀이’가 심드렁해졌다. 비즈니스 의사소통의 도구로 이메일을 활용하게 된 건 한참 후의 일이다.

이메일 작성에도 기술이 필요할까? 하루에 10통 가량의 비즈니스 메일을 받고, 3~5통의 답장을 쓰면서 이메일에도 ‘설득의 기술’이 필요함을 느낀다. 대부분의 이메일 사용자는 불필요한 정보의 송수신, 부정확한 배달에 따른 심각성을 모른다. 사소한 부주의 탓에 신뢰를 잃는다면 의사소통에 이메일 사용은 오히려 독이다.

이메일은 속도와 편리함이 생명이다. 그러나 ‘전달하기’ 버튼만 누르면 전송되는 편리성과 ‘무료’라는 장점이 불필요한 메시지를 양산하는 주범이 된다. 이메일이 업무의 효율을 떨어트릴 수 있는 것이다.

▲ 제목에 주제가 명시되어야 한다.

이메일은 정확, 간결, 명확하게 전달되어야 한다. 첨부파일을 빠트려서 정정메일을 다시 보내는 것은 자신의 건망증을 ‘광고’ 한 셈이다. 수신자가 초면이거나 어려운 관계일 경우, 정서법이 엉망이면 작성자의 신뢰도 엉망이 된다.

이메일 작성의 제 1원칙은 수신자에게 정확히 전달되는 것이다. 전달 내용이 기한이 정해진 경우라면 문제가 심각해진다. 간단한 답신 메일을 유도해서 사후 확인을 하자.

제 2원칙은 간결함이다. 최근엔 휴대전화로 이메일을 확인할 수 있다. 줄을 바꾸어 써서 한 문장에 하나의 정보를 전한다.

제 3원칙은 명쾌함이다. 이메일의 제목에 주제가 명시되어야 한다. 제목을 인사말로 대신하는 경우 정보의 전달이 그만큼 늦거나, 자칫 삭제될 위험도 있다. 수신인에게 바라는 실행조치(통보, 의견요청)을 제목에 반영시켜 내용을 환기시킨다.

▲ 친근한 표현은 내용의 마지막에 넣는다.

효과적인 이메일 작성의 방법은 다음과 같다. 1) 주요 메시지를 항목별로 배치하면 시각적 호소력을 갖는다. 항목은 문단으로 구분하고 보충해야 할 사항은 괄호에 넣는다. 2) 모니터의 한 화면에 내용이 전부 표현되어야 한다. 내용이 넘치면 첨부파일을 활용하자. 3) 친근한 표현은 내용의 마지막에 쓰자. 이메일은 수신자에게 바라는 실행조처를 중심으로 구성되어야 한다.

다음은 이메일 작성시의 주의사항이다. 회사에서는 이메일로 사적인 메시지를 보내지 말 것.(전산 담당자는 당신을 지켜볼 수 있다.) 대량 발송된 이메일의 경우 발신인이 불분명하면 삭제할 것.(한 번의 클릭이 당신의 컴퓨터를 망가트린다.) 흥분한 상태에서 이메일을 작성하지 말 것.(이메일도 문서와 같은 증거가 된다.)

이메일이 생산적인 의사소통의 도구임은 분명하다. 그러나 가끔 나는 자필 편지의 낭만이 그립다.

▲ 참조 : 하버드 비즈니스 프레스, 『문서작성의 기술』, 한스미디어, 2008; 히구치 유이치, 『비즈니스 글쓰기 클리닉』, 전나무숲, 2009.

박태건 (글쓰기센터 연구교수)