자료실
| 17 이메일 작성방법과 에티켓 | |
|---|---|
| 비교과통합센터2012-02-01 | 페이스북 트위터 구글플러스 이메일 프린트 |
|
글쓰기 인터넷 강좌 17
이메일 작성, 어떻게 할까?
인터넷을 통한 소통이 가능해지면서 이메일은 소통방식의 중심을 차지하게 되었다. 우리학생들도 이메일로 과제물을 제출하기도 하고, 이런저런 문의를 하기도 한다. 정보화시대의 편리한 서비스인 이메일을 좀 더 효과적으로 활용할 수 있는 방법을 생각해보자.
제목에는 핵심적인 내용이 드러나야 한다.
우리는 하루에도 수십 건의 메일을 주고받는다. 자신이 보낸 메일이 수신자에게 읽혀지기 바란다면 핵심적인 내용이 제목에 드러나야 한다. 제목의 길이는 10자 내외로 하는 것이 좋다. 내용이 길면 명사구로, 짧으면 문장(예: ‘영상독일어(화 5/6교시) 보강 문의’)으로 작성한다. 제목에 사용하는 단어가 스팸 메일과 광고 메일에서 자주 사용되는 것인지 확인해야 한다.
수신자와 발신자는 분명하게 언급한다.
학생들이 보낸 메일을 보면 가끔씩 누가 누구에게 보냈는지 파악이 안 될 때가 있다. 수신자(예: ‘OOO 교수님께’)와 발신자(예: ‘독문과 OOO’)를 분명하게 기술하는 것은 소통의 기본적인 사항에 해당한다. 수신자를 언급하는 것은 상대방에 대한 기본적인 예의이기도 하다.
 하나의 주제를 간결하게 담아낸다.
이메일 한 통에는 하나의 주제만 담는다. 내용은 간략하게 핵심적인 부분만 기술한다. 본문 내용은 한 화면에서 볼 수 있을 정도가 좋다. 전달 내용이 많을 경우에는 표를 이용하거나 첨부파일을 활용한다. 첨부문서의 파일명은 가급적 핵심적인 내용을 담아서 만든다(예: ‘전반기 과제_최성균_20110407’). 맞춤법과 레이아웃을 전체적으로 검토한 후에 발송한다.
메일을 받으면 바로 답장을 쓴다.
이메일의 특징은 전달내용을 신속하게 주고받을 수 있는 것이다. 이 때문에 누구나 메일을 보내고 나면 빨리 답장을 받고 싶어 한다. 중요한 메일일수록 가급적 빨리 답장을 보내주는 것이 좋다. 답장 메일은 간단하게 작성한다. 특히 자신이 무엇인가를 부탁할 경우에는 결과와 상관없이 이메일 소통을 최종적으로 마무리 한다(예: ‘선생님의 관심과 배려에 감사드립니다’).
우리 학생들이 이러한 방식으로 이메일을 작성하고 활용하길 바라며, 끝없이 펼쳐지는 온라인 세상에서 품격있는 소통방식으로 자신의 진가를 십분 발휘하기를 바란다.
남유선 교수 (유럽문화학부)
|
|